Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Nadal nierozwiązany pozostaje problem polskich obywateli za granicą, którzy nie mogą umówić się na wizytę w konsulatach po nowy paszport. Problem dotyczy głównie Wielkiej Brytanii i Argentyny
• Powody to wadliwie działający system e-Konsulat i działalność nielegalnych pośredników, którzy za opłatą oferują miejsca na wizyty w konsulatach
• Utrudnia to Polakom za granicą codzienne funkcjonowanie i pozbawia prawa do dokumentu paszportowego
• RPO Marcin Wiącek po raz kolejny interweniuje w MSZ, proponuje czasowe wprowadzenie zastępczej możliwości rejestracji na wizyty w konsulatach
• AKTUALIZACJA 9.04.2024: Podejmowane działania doraźne wydają się bardziej efektywne niż całkowita zmiana narzędzia rejestracji, która mogłaby jedynie obejmować narzędzia o niższym stopniu zaawansowania technologicznego (telefon, e-mail), a ich obsługa powodowałaby znacznie większe obciążenie  placówki - wskazuje MSZ. Zapowiada kontynuowanie działań w celu jak największego ograniczenia skali problemu.

Obywatele RP przebywający poza Polską od ponad dwóch lat regularnie skarżą się Rzecznikowi Praw Obywatelskich na brak możliwości umówienia się na wizytę w konsulatach z powodu wadliwie działającego systemu e-Konsulat.

Pomimo wystąpień Rzecznika do Ministra Spraw Zagranicznych, jak i poszczególnych konsulów, sytuacja nie uległa zmianie i w dalszym ciągu wpływają skargi od osób, które nie mają możliwości umówienia się na wizytę w konsulacie. Skargi te dotyczą konsulatów w na terenie Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej oraz Argentyny.

Problem w dalszym ciągu polega na tym, że po rozpoczęciu zapisów na wizytę, wolne miejsca znikają w kilka sekund, co powoduje, że w praktyce wielu obywateli od wielu miesięcy nie ma możliwości umówienia się. A większość wnioskodawców próbuje umówić się na wizytę w konsulacie w celu uzyskania nowego paszportu.

W rezultacie często przez wiele miesięcy są oni pozbawieni paszportu, co utrudnienia im codzienne funkcjonowanie, w tym wykonywanie pracy poza Polską, oraz uniemożliwia wyjazd z państwa, w którym przebywają. Taka sytuacja powoduje nieuzasadnione pozbawienie prawa do posiadania dokumentu paszportowego.

Jak wynika z pism od konsulów i z samych wniosków, wadliwe funkcjonowanie systemu zapisów na wizyty w konsulatach związane jest w znacznej mierze z działalnością nielegalnych pośredników, którzy przejmują wolne miejsca i następnie proponują ich odsprzedanie. Na działalność nielegalnych pośredników wskazywał też Departament Konsularny MSZ oraz konsul z Ambasady RP w Buenos Aires.

W związku z tym RPO Marcin Wiącek prosi ministra Radosława Sikorskiego o informacje na temat działań w celu rozwiązania problemu udziału tzw. pośredników paszportowych w procedurze rejestracji terminów wizyt w konsulatach oraz zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu e-Konsulat.

Jednocześnie Rzecznik proponuje czasowe wprowadzenie zastępczej możliwości rejestracji na wizyty w konsulatach na terenie Wielkiej Brytanii oraz w Argentynie w celu zapewnienia możliwości realizacji prawa do posiadania dokumentu paszportowego dla obywateli polskich przebywających w tych państwach. Takie rozwiązanie powinno funkcjonować do czasu wyeliminowania działalności nielegalnych pośredników i innych problemów wpływających na możliwość umówienia się na wizytę w konsulacie.

Odpowiedź Henryki Mościckiej-Dendys, podsekretarz stanu w MSZ

W odpowiedzi na Pana pismo o sygn. VII.534.15.2024.JK z dnia 4 bm. uprzejmie informuję, że zarysowany problem dotyczący uzyskiwania terminów wizyt via system e-Konsulat jest pochodną znacznego wzrostu zapotrzebowania względem możliwości kadrowych urzędów konsularnych, a także nieuregulowanej prawnie działalności podmiotów trzecich (tzw. pośredników), w tym zagranicznych, którzy za pomocą przygotowanego do tego celu oprogramowania monitorują dostępność terminów (de facto finalnie je blokując). Mimo ciągłego udoskonalania systemu zapisów i wprowadzania w nim dodatkowych zabezpieczeń nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie problemu także z uwagi na posługiwanie się przez pośredników autentycznymi danymi, które zostały im dobrowolnie udostępnione przez obywateli RP.

Należy zaznaczyć, że w celu ograniczenia możliwości działania pośredników w systemie e- Konsulat w urzędach konsularnych w Wielkiej Brytanii uruchomiono usługę tzw. kolejki paszportowej, w ramach której każdej osobie korzystającej z tej usługi zostaje zaproponowany termin wizyty w okresie ustalanym indywidualnie przez placówkę (z reguły nie dłuższym niż 1 miesiąc). Jednocześnie znacząco ograniczono liczbę udostępnianych wizyt z możliwością bezpośredniego wyboru daty i godziny wizyty (tzw. wizyty ad hoc) na korzyść terminów obsługiwanych przez usługę kolejki paszportowej, zaś w dniu 19 bm. urząd konsularny w Londynie otrzymał zgodę na pilotażowe (na okres jednego miesiąca), całkowite przejście na system kolejkowy. Po dokonaniu ewaluacji skuteczności tego rozwiązania zdecydujemy o ew. modyfikacji lub kontynuowaniu przyjętego modelu postępowania.

W okresie od 1 do 19 marca br. w systemie e-Konsulat zarezerwowano wizyty dla 3.237 osób wnioskujących o paszport. W tym czasie w ramach kolejki paszportowej 1.836 osób potwierdziło zaproponowany przez system termin, natomiast w 1.554 przypadkach proponowany termin został odrzucony przez wnioskującego (w systemie kolejkowym osoba musi zaakceptować proponowany termin; w przypadku braku akceptacji wraca do kolejki i proponowane są kolejne terminy, w zależności od ich dostępności). We wspomnianym wyżej okresie urząd konsularny w Londynie udostępniał średnio 103 terminy wizyt tygodniowo z możliwością wyboru dnia i godziny wizyty (tzw. wizyty ad hoc) oraz średnio 1.035 terminów tygodniowo do obsługi kolejki paszportowej. Na dzień 19 marca br. w kolejce paszportowej oczekiwało 4.811 osób.

Wypada zauważyć, że placówki w Wielkiej Brytanii podejmują działania informacyjne przez Internet nt. niebezpieczeństw związanych z udostępnianiem swoich danych osobowych osobom trzecim (przykładowy komunikat: www.gov.pl/web/wielkabrytania/komunikat-w-sprawie-nieuczciwej-dzialalnosci-tzw- posrednikow-paszportowych, dodatkowo informacja na stałe zamieszczona w sekcji „Sprawy paszportowe - informacje ogólne": www.gov.pl/web/wielkabrvtania/sprawy- paszportowe-informacje-ogolne). Ponadto, poza działaniami prowadzącymi do uproszczenia    formy    i    stylu    komunikacji w sprawie funkcjonowania e-konsulatu, z inicjatywy konsulatu w Londynie rozpoczęto kampanię medialną w mediach społecznościowych placówki zrzeszających spore grono Polaków. Działania obejmują publikację postów dedykowanych poszczególnym tematom konsularnym, w tym np. kolejki paszportowej, profilu zaufanego, paszportów dla dzieci itp. Na profilu Facebook placówki publikowane są krótkie filmy, organizowany jest czat nazwany roboczo „piątki z konsulem" w formie „pytanie/odpowiedź", który cieszy się ogromnym zainteresowaniem.

Obecnie trwają także prace nad serią krótkich trzydziesto- sekundowych filmików pt. „rozmowa z konsulem", gdzie również wyjaśniane będą różne sprawiające trudności kwestie konsularne. Działania informacyjne placówki poza mediami społecznościowymi obejmują także aktywność Konsula Generalnego w Londynie w mediach polonijnych (radio, prasa, portale internetowe).

Pragnę zapewnić, że stosowne działania będą kontynuowane w celu jak największego ograniczenia skali problemu będącego przedmiotem Pańskiego wystąpienia. Odnosząc się do tymczasowego zastosowania innych form rejestracji wizyt w urzędzie konsularnym, pragnę podkreślić, że podejmowane działania doraźne wydają się bardziej efektywne niż całkowita zmiana narzędzia rejestracji, która ze względu na wskazany wyżej prowizoryczny charakter mogłaby jedynie obejmować narzędzia o niższym stopniu zaawansowania technologicznego (telefon, e-mail), których obsługa powodowałaby znacznie większe obciążenie po stronie placówki, wpływając zarazem na liczbę możliwych do zorganizowania wizyt konsularnych.

Odnosząc się do postulatu zapewnienia placówkom dodatkowego wsparcia kadrowego, warto zauważyć, że dostosowanie zasobów kadrowych placówek do obciążeń związanych z realizacją ich zadań, w tym w zakresie obsługi interesantów zgłaszających się do urzędów konsularnych, jest przedmiotem stałej troski MSZ i realizowane jest w ramach dostępnych zasobów ministerstwa.

Uwzględniając powyższe, wypada zaznaczyć, że podejmując decyzję w sprawach ewentualnej rozbudowy obsady kadrowej placówek, ministerstwo zobowiązane jest kierować się koniecznością uwzględnienia kryterium gospodarności w zarządzaniu środkami publicznymi. Trzeba także podkreślić, że MSZ przeprowadza analizę możliwości zwiększenia przepustowości obsługi paszportowej w Wydziale Konsularnym i Polonii Ambasady RP w Londynie i podejmuje we współpracy z placówką określone działania w tym kierunku, obejmujące w szczególności stosowną reorganizację pracy w urzędzie konsularnym i organizację dodatkowych zamiejscowych dyżurów paszportowych.

Pragnę przy tym zwrócić uwagę, że w ocenie MSZ opisany w Pańskim wystąpieniu problem nie stanowi nieuzasadnionego pozbawienia prawa do posiadania dokumentu paszportowego określonego w art. 5 ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1302, z późn. zm.). Wypada podkreślić, że osoby, które pilnie potrzebują opuścić terytorium Wielkiej Brytanii i w związku z tym wnioskują o wydanie paszportu tymczasowego, mają do zasady możliwość skontaktowania się z właściwym urzędem konsularnym za pośrednictwem udostępnionych kanałów komunikacji (w tym telefonicznie czy mailowo) i - po spełnieniu wymogów wynikających z właściwych przepisów - otrzymują dokumenty, o które wnioskują.

Należy także zaznaczyć, że w obecnym stanie prawnym możliwe jest złożenie wniosku o wydanie dokumentu paszportowego w dowolnym organie paszportowym, a zatem, mając na uwadze termin ważności paszportu (wynoszący co do zasady 10 lat od dnia wydania dla osoby, która ukończyła 12. roku życia lub 5 lat dla osoby, która nie ukończyła 12. roku życia), możliwe jest zaplanowanie z odpowiednim wyprzedzeniem zarówno złożenia wniosku o wydanie dokumentu paszportowego, jak i jego odbioru, podczas wizyty posiadacza tego dokumentu w RP. Jak się ponadto wydaje, opisywana sytuacja nie ma charakteru systemowego ograniczenia prawa, gdyż dostępność terminów rejestracji wizyt wykazuje tendencję do zmienności i zależy od bieżącego zainteresowania obywateli, którego rozkładu w określonej perspektywie czasowej nie sposób dokładnie przewidzieć.

VII.534.15.2024