Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Polacy przebywający w Wlk. Brytanii skarżą się na trudności z uzyskaniem paszportów w tamtejszych konsulatach  
• Problem jest szczególnie istotny z racji zbliżającego się okresu świątecznego, co wiąże się ze wzrostem liczby wniosków o paszport
• Rzecznik Praw Obywatelskich interweniuje w Wydziale Konsularnym Ambasady RP w Londynie
• AKTUALIZACJA:  Zmniejszenie liczby dostępnych terminów na wizyty paszportowe dotyczyło wszystkich organów paszportowych w kraju i za granicą, co było bezpośrednio związane z przygotowywaniem urzędów paszportowych na wdrożenie nowego Rejestru Dokumentów Paszportowych - odpowiedział konsul Mateusz Stąsiek
• Zespół Wydziału Konsularnego Ambasady RP w Londynie podejmuje wszelkie starania, aby zaspokoić wzmożony pobyt

W ostatnim czasie Rzecznik Praw Obywatelskich ponownie odnotował wzrost liczby wniosków polskich obywateli w sprawie utrudnionego dostępu do procedury wydawania paszportów w konsulatach w Wlk. Brytanii.

Wskazują oni, że głównym problemem jest funkcjonowanie systemu rejestracji wizyt online, który w wielu przypadkach nie pozwala na umówienie spotkania. W systemie albo brak terminów, albo po ich znalezieniu, podczas wyboru godziny i oczekiwaniu na rezerwację, okazuje się, że wolny wcześniej termin jest już niedostępny. Obywatele mierzą się z tymi problemami przez wiele miesięcy, nie mogąc wyrobić paszportu ani dla siebie, ani dla swych dzieci.

Problem jest szczególnie istotny z powodu zbliżającego się okresu świątecznego, w którym Polacy przebywający za granicą chętnie podróżują, co wiąże się ze wzrostem liczby wniosków o paszport.

Rzecznik już wcześniej zwracał uwagę na problem, m. in. w piśmie do ambasadora w Londynie Piotra Wilczka z kwietnia 2022 r. W odpowiedzi ambasador jako przyczynę problemu wskazywał przede wszystkim wzmożone zainteresowanie rezerwacją wizyt w związku ze zniesieniem obostrzeń związanych z pandemią, które obecnie ustały. Informował ponadto o utworzeniu stałego dyżuru paszportowego w Birmingham, obsługiwanego przez dwóch dodatkowych urzędników konsularnych, który miał odciążyć pozostałe placówki. Jednakże, jak wynika z wniosków do RPO, problem nadal istnieje.

Zastępca RPO Stanisław Trociuk prosi kierownika Wydziału Konsularnego Ambasady RP w Londynie Mateusza Stąsieka o wyjaśnienia  i poinformowanie, czy planowane są dalsze działania dla rozwiązania problemu.

Odpowiedź Konsula RP w Londynie 

Potwierdzamy, że interesanci próbujący umówić wizytę paszportową w Wydziale Konsularnym Ambasady RP w Londynie w okresie października i listopada br. mogli odczuć zmniejszenie liczby dostępnych terminów na wizyty. Zjawisko to dotyczyło wszystkich organów paszportowych w kraju i za granicą oraz było bezpośrednio związane z przygotowywaniem urzędów paszportowych na wdrożenie nowego Rejestru Dokumentów Paszportowych, który zastąpił 13 listopada br. Centralną Ewidencję Wydanych i Unieważnionych Dokumentów Paszportowych (CEWiUDP). Tego dnia weszła w życie ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz.U., poz. 350, 583). Okres poprzedzający wejście w życie nowej ustawy obejmował stopniowe wyciszanie przyjmowania wniosków paszportowych, a także całkowite zaprzestanie przyjmowania interesantów w dniach 8-13 listopada br. Wynikało to z konieczności dokonania migracji danych w systemach informatycznych oraz zakończenia wszystkich zaległych i bieżących spraw paszportowych.

Ograniczenia w ilości przyjmowanych wniosków paszportowych w Wydziale Konsularnym Ambasady RP w Londynie były wprowadzane zgodnie z harmonogramem opracowanym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w porozumieniu z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Zmniejszenie liczby przyjmowanych interesantów na przełomie października i listopada br. spowodowało kumulację zainteresowania wizytami paszportowymi w późniejszym okresie, co nałożyło się także na tradycyjny okres wzmożonego pobytu przed Świętami Bożego Narodzenia.

Zespół Wydziału Konsularnego Ambasady RP w Londynie podejmuje wszelkie starania, aby odpowiedzieć i zaspokoić wzmożony pobyt. Jednakże wdrożenie nowej ustawy, a co za tym idzie - również nowego systemu informatycznego do obsługi przyjmowanych wniosków, wydłużyło obecnie, w okresie wdrożeniowym czas potrzebny na przyjęcie jednej osoby, chcącej złożyć wniosek paszportowy. Zdarzające się utrudnienia informatyczne, które utrudniają nam przyjmowanie takiej ilości interesantów paszportowych, jak przed wejściem w życie nowej ustawy paszportowej, są na bieżąco są zgłaszane do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Odnosząc się do kwestii trudności w dokonaniu rejestracji wizyty w systemie e-Konsulat, pragnę wskazać, że system ten pozostaje sprawnym narzędziem, które zapewnia transparentność zapisów oraz stwarza równe szanse osobom zainteresowanym umówieniem wizyty. Niemniej jednak Ministerstwo Spraw Zagranicznych nieustannie prowadzi prace nad jego modernizacją. Nową funkcją, która ma zapewnić łatwiejszy sposób dokonywania rejestracji wizyt paszportowych, jest utworzona w kwietniu tego roku wirtualna kolejka/lista osób oczekujących na wizytę paszportową. Osoby, które nie są w stanie umówić spotkania po codziennym uwolnieniu terminów, mogą wpisać się na listę oczekujących. System wysyła do nich w przeciągu 5-6 tygodni automatyczną wiadomość mailową z propozycją terminu spotkania na wizytę paszportową. Link do kolejki pojawia się obok komunikatu o braku wolnych miejsc, gdy nie jest ona przepełniona. Na listę oczekujących w Londynie może zapisać się maksymalnie 1 tys. osób.

Podsumowując, chciałbym wskazać Panu Rzecznikowi na statystki obrazujące skalę podaży wizyt paszportowych w Wydziale Konsularnym Ambasady RP w Londynie. W roku 2022 (do 12 grudnia) udostępniliśmy 44 340 terminów wizyt paszportowych, z czego przyjętych zostało 43 372 wniosków na paszporty biometryczne i paszporty tymczasowe. Różnica wynika z faktu, że pewien odsetek klientów nie stawia się na umówione wcześniej wizyty. W ubiegłym roku zaś zespół Wydziału Konsularnego Ambasady RP w Londynie przyjął 49 378 wniosków paszportowych.

Celem zwiększenia podaży dostępnych terminów wizyt paszportowych, wzorem roku poprzedniego, także w minione wakacje zorganizowaliśmy (w okresie od czerwca do sierpnia) stały dyżur paszportowy w Birmingham, gdzie udostępniono 3,7 tys. miejsc na wizyty paszportowe oraz przyjęto blisko 3,2 tys. wniosków na wszystkie rodzaje paszportów. Mam także nadzieję, że w przyszłym roku, przy wsparciu Ministerstwa Spraw Zagranicznych, również uda się zorganizować stały dyżur paszportowy w Birmingham.

VII.534.35.2022