Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Nie jest jasne, jak mają być chronione dane osobowe i tajemnice prawnie chronione, zawarte w aktach spraw prowadzonych przez kandydatów na sędziów, podczas  procedury ich powoływania 
• Dane przedkładane przez kandydatów będących adwokatami, radcami prawnymi i notariuszami objęte są tajemnicą zawodową, od której ustawa nie przewiduje wyjątku  
• Akta mogą też zawierać dokumenty objęte tajemnicą przedsiębiorstwa lub informacje  niejawne 
• Ponadto nawet dane nieobjęte żadną tajemnicą podlegają ochronie na zasadach ogólnych
• AKTUALIZACJA: Oceny kandydata na stanowisko sędziego może dokonać wyłącznie sędzia wyznaczony przez prezesa sądu; ze sprawowaniem urzędu sędziego wiąże się nierozerwalnie obowiązek zachowania tajemnicy służbowej, również po ustaniu stosunku służbowego - odpowiada MS
• AKTUALIZACJA2: Przedłożenie przez kandydata zanonimizowanych opinii prawnych mogłoby spotkać się z oceną tej czynności jako niezgodnej z wymogami art. 57a § 3 p.u.s.p. i w razie nieuzupełnienia tak rozumianego braku zgłoszenia skutkować mogłoby pozostawieniem zgłoszenia bez rozpatrzenia – informuje Przewodnicząca KRS.

Rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek występuje w tej sprawie do ministra sprawiedliwości Zbigniewa Ziobry oraz do Krajowej Rady Sądownictwa. 

Dostrzegł bowiem potrzebę zbadania sprawy, mając na względzie wnioski obywateli, którzy zwracali uwagę na brak dostatecznych gwarancji prawnych zabezpieczających dane osobowe i tajemnice prawnie chronione w ramach procedur powoływania sędziów.
 
Zgodnie z przepisami, kandydaci na sędziów wykonujący zawód adwokata, radcy prawnego, notariusza, prokuratora lub sędziego zobowiązani są przedstawić sygnatury akt 50 spraw, które prowadzili. Prezes sądu, w którym kandydat złożył zgłoszenie, wyznacza sędziego-wizytatora, który w ramach oceny kwalifikacji kandydata bada akta prowadzonych przez niego spraw. 

W przypadku kandydatów wykonujących zawód sędziego lub prokuratora, wizytator bada akta co najmniej 15 spraw spośród wcześniej wskazanych w wykazie, a także akta 10 spraw niezakończonych, przydzielonych kandydatowi do rozpoznania, w których od momentu pierwszej rejestracji upłynął najdłuższy okres oraz akta wszystkich spraw, których referentem był kandydat, w których w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających zgłoszenie wystąpiły jakieś nieprawidłowości. 

W przypadku kandydata będącego adwokatem, radcą prawnym lub radcą Prokuratorii Generalnej RP, wizytator bada akta co najmniej 25 spraw lub opinii prawnych i innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa, a według własnego uznania także akta spraw nieujętych w wykazie, o które może występować do prezesów właściwych sądów. W przypadku kandydata będącego notariuszem badanych jest co najmniej 25 aktów notarialnych.

W następnej fazie postępowania zgłoszenie kandydata wraz z ocenami kwalifikacyjnymi i innymi dokumentami przekazywane jest Krajowej Radzie Sądownictwa. Przewodniczący KRS zwraca się o przedstawienie akt osobowych kandydata oraz innych dokumentów do organów i instytucji objętych systemem teleinformatycznym za pośrednictwem tego systemu.

Nie jest jednak jasne, w jaki sposób mają być chronione dane osobowe i tajemnice prawnie chronione zawarte w aktach spraw prowadzonych przez kandydatów na sędziów. 

Po pierwsze: dane przedkładane przez kandydatów będących adwokatami, radcami prawnymi i notariuszami objęte są tajemnicą zawodową, od której ustawa nie przewiduje wyjątku w przypadku postępowania nominacyjnego na sędziego. 

Po drugie: akta mogą zawierać dokumenty objęte tajemnicą przedsiębiorstwa lub stanowiące informacje niejawne. 

Po trzecie: nawet dane nieobjęte żadną tajemnicą podlegają ochronie na zasadach ogólnych.

W procedurze nominacyjnej obsługą dokumentacji przedkładanej przez kandydatów zajmują się prezesi sądów, których dotyczy dany konkurs na wolne stanowisko sędziowskie. Rzecznik występuje do Ministra Sprawiedliwości jako organu sprawującego nadzór administracyjny nad działalnością sądów, przed którym prezesi sądów odpowiadają za należyte wykonywanie obowiązków służbowych, efektywne wykonywanie nadzoru administracyjnego i organizację pracy.

Marcin Wiącek prosi zatem ministra Zbigniewa Ziobrę o odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy istnieją przepisy wewnętrzne wydane przez Ministra Sprawiedliwości regulujące sposób zabezpieczenia danych zawartych w aktach spraw badanych w ramach postępowania w przedmiocie wyłonienia kandydatów na sędziów, w szczególnych danych objętych tajemnicą zawodową, tajemnicą przedsiębiorstwa lub stanowiących informacje niejawne? Jeśli tak, proszę o ich udostępnienie;
2. Czy akta przedstawiane przez prezesów sądów sędziom-wizytatorom w ramach oceny kwalifikacyjnej kandydatów na sędziów są udostępniane w postaci zanonimizowanej?
3. Jeśli akta nie są przedstawiane w postaci zanonimizowanej, to na jakiej podstawie prawnej sędziowie-wizytatorzy otrzymują wgląd do danych objętych tajemnicą adwokacką, radcowską i notarialną, która nie została wyłączona ani przez przepisy pusp, ani przez przepisy ustawy o KRS?
4. Czy przed przedstawieniem przez prezesa sądu sędziom-wizytatorom dokonującym oceny kwalifikacyjnej kandydata akt sprawy (sądowej, prokuratorskiej, notarialnej czy związanej ze sporządzeniem opinii prawnej), sprawdza on, czy zawierają one informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa lub przepisami o ochronie informacji niejawnych?
5. Czy akta przedstawiane przez prezesów sądów sędziom-wizytatorom w ramach oceny kwalifikacyjnej kandydatów na sędziów są udostępniane w całości, z uwzględnieniem załączników objętych tajemnicą przedsiębiorstwa lub przepisami o ochronie informacji niejawnych?
6. Jeśli akta są przedstawiane przez prezesów sądów razem z załącznikami objętymi tajemnicą przedsiębiorstwa lub przepisami o ochronie informacji niejawnych, to w jakim trybie sędziowie-wizytatorzy otrzymują dostęp do informacji objętych prawnie chronioną tajemnicą?
7. Czy zdarzają się przypadki udostępniania akt spraw prowadzonych przez danego kandydata innym osobom niż sędziowie-wizytatorzy np. członkom Krajowej Rady Sądownictwa? Jeśli tak, to jakim osobom i jak są zabezpieczane dane zawarte w aktach?'

Takie same pytania - w zakresie odnoszącym się do KRS - RPO kieruje do przewodniczącej Rady Dagmary Pawełczyk-Woickiej.

Odpowiedź Katarzyny Frydrych, podsekretarz stanu w MS 

Na wstępie należy zwrócić uwagę na wąski zakres zadań realizowanych aktualnie przez Ministra Sprawiedliwości w toku procesu nominacyjnego na stanowisko sędziego sądu powszechnego określony przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2072, ze zm., dalej: „u.s.p.”), który ogranicza się do prowadzenia systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi tego procesu, a także zgodnie z art. 57 § 4 u.s.p., wyłącznie w zakresie realizowanych zadań, posiadania obok prezesów właściwych sądów oraz Krajowej Rady Sądownictwa, statusu administratora danych osobowych w tym systemie.

Ponadto stosownie do art. 57ae § 1 u.s.p. Minister Sprawiedliwości jest informowany przez prezesa o zgłoszeniu każdego kandydata na wolne stanowisko sędziowskie przez udostępnienie karty zgłoszenia kandydata w systemie teleinformatycznym. Jednocześnie Minister Sprawiedliwości jest organem wydającym, po zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Sądownictwa lub w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw zdrowia, akty wykonawcze regulujące szczegółowo poszczególne etapy prowadzenia procesu nominacyjnego.

Odnosząc się do kwestii poruszonych w wystąpieniu, należy wskazać, że podstawę przetwarzania danych osobowych w toku procesu nominacyjnego przez organy władzy publicznej stanowi art. 6 ust. 1 pkt c RODO , który wskazuje jako samodzielną podstawę przetwarzania danych osobowych uznanie takiej czynności za niezbędny element do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Natomiast w zakresie istnienia gwarancji zachowania „tajemnic prawnie chronionych” należy zwrócić uwagę, że oceny kandydata na stanowisko sędziego może dokonać wyłącznie wyznaczony przez prezesa sądu sędzia. Zgodnie z art. 85 § 1-2 u.s.p. ze sprawowaniem urzędu sędziego wiąże się nierozerwalnie obowiązek zachowania tajemnicy służbowej obejmujący swoim zakresem wszystkie okoliczności, o których powziął wiadomość ze względu na swój urząd, poza jawną rozprawą sądową. Tajemnica ta obowiązuje również po ustaniu stosunku służbowego. Jednocześnie stosownie do art. 85 § 4 u.s.p. wobec sędziego nie przeprowadza się postępowania sprawdzającego przewidzianego w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 742 z późn. zm.) oraz z mocy samego sprawowania urzędu posiada on dostęp do informacji niejawnych w zakresie niezbędnym do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim, pełnienia powierzonej funkcji lub wykonywania powierzonych czynności.

Niezależnie od powyższego należy wskazać, że co do zasady zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 8 lipca 2019 r. w sprawie oceny kwalifikacji kandydata na wolne stanowisko sędziowskie (Dz.U. z 2019 r. poz. 1367, dalej: „Rozporządzenie”) stosowanym a contrario, dostęp do akt spraw, aktów notarialnych oraz opinii prawnych stanowiących jedną z podstaw sporządzania opinii, posiada jedynie sędzia ją sporządzający, oraz nie podlegają one dalszemu udostępnieniu w dalszym toku procesu nominacyjnego poprzez ich włączenie do dokumentacji prowadzonej w systemie teleinformatycznym. Wyjątek w tym zakresie przewiduje § 4 ust. 3 Rozporządzenia, zgodnie z którym dokumenty gromadzone www. systemie podlegają uzupełnieniu wyłącznie na żądanie Krajowej Rady Sądownictwa lub kandydata o kopie dokumentów stanowiących podstawę oceny, w szczególności:

1)    orzeczeń z uzasadnieniami, wydanych w sprawach, których akta zostały objęte badaniem,
2)    aktów notarialnych objętych badaniem,
3)    publikacji, opinii prawnych lub innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa, objętych badaniem lub uwzględnianych przy dokonywaniu oceny, o ile nie zostały one już zgłoszone przez kandydata do karty zgłoszenia. Należy jednak podkreślić, że udostępnienie to może nastąpić wyłącznie po dokonaniu anonimizacji zawartych w nich danych osobowych.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w przypadku kandydatów na stanowisko sędziego zakres badania zgłoszeń osób, które wykonują zawód adwokata lub radcy prawnego albo zajmują stanowisko radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, jest ograniczony do wykazu sygnatur akt spraw sądowych różnych kategorii, w których występował w charakterze zastępcy procesowego, a także odpisy wszystkich, jednak nie więcej niż pięćdziesięciu, opinii prawnych i innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa spośród tych, które zostały dołączone przez niego do karty zgłoszenia.

W świetle powyższego należy uznać, że poza dokumentami wniesionymi uprzednio do sądów w toku podejmowanych czynności procesowych, to osoby wykonujące te zawody samodzielnie decydują, które ze sporządzonych przez siebie dokumentów przedstawią, jako materiał do sporządzenia opinii w prowadzonym procesie nominacyjnym. Tym samym w razie wątpliwości co do istnienia ryzyka naruszenia obowiązującej ich tajemnicy zawodowej lub tajemnicy przedsiębiorstwa osoby te winny dokonywać w tym zakresie selekcji przekazanych materiałów w taki sposób, aby zapewnić zachowanie ciążących na nich obowiązków z zakresu zachowania tajemnic prawnie chronionych, do których mają dostęp w związku z wykonywanym zawodem.

Niezależnie od powyższego, odnosząc się wprost do zawartego w wystąpieniu pytania nr 1, należy wskazać, że Minister Sprawiedliwości nie wydawał przepisów wewnętrznych regulujących sposób zabezpieczenia danych zawartych w aktach spraw badanych w ramach postępowania w przedmiocie wyłonienia kandydatów na sędziów, w szczególności danych objętych tajemnicą zawodową, tajemnicą przedsiębiorstwa lub stanowiących informacje niejawne.

Natomiast odnosząc się do pytań nr 2-7, o ile wyżej przedstawione informacje nie zostaną uznane za wystarczające należy wskazać, że ich przedmiotem jest przekazanie informacji o czynnościach podejmowanych przez prezesów sądów okręgowych i apelacyjnych. Jednocześnie w Ministerstwie Sprawiedliwości nie są sporządzane na bieżąco zestawienia ani analizy, które mogłyby obejmować w zupełności tego typu informacje. Zagadnienia te nie były również przedmiotem podejmowania przez Ministra Sprawiedliwości czynności na podstawie art. 27 § 1 pkt 1 i 3 u.s.p. Powyższe oznacza, że miarodajnych wyjaśnień w zakresie objętym tą częścią wystąpienia mogą udzielić jedynie prezesi sądów okręgowych oraz prezesi sądów apelacyjnych.

Odpowiedź Przewodniczącej KRS

1. Krajowa Rada Sądownictwa w ramach swoich kompetencji przetwarza dane, w tym dane osobowe, zawarte w przedłożonych przez kandydatów dokumentach. Zgodnie z art. 57a § 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 217 - dalej: p.u.s.p.), kandydat na stanowisko sędziego, który jednocześnie jest adwokatem lub radcą prawnym, musi dołączyć do karty zgłoszenia wykaz pięćdziesięciu spraw sądowych różnych kategorii, w których występował jako zastępca procesowy - przepis ten określa także wymóg złożenia przez kandydata pochodzącego z tej grupy zawodowej odpisów nie więcej niż pięćdziesięciu opinii prawnych i innych dokumentów związanych ze stosowaniem lub tworzeniem prawa. W przepisie tym precyzyjnie określono liczbę sygnatur akt spraw i opinii prawnych, które należy dołączyć. Ustawa nie przewiduje obowiązku anonimizacji załączanych opinii prawnych, podkreślenia przy tym wymaga, że w przepisie posłużono się pojęciem „odpis" - a zatem załączony dokument powinien być pełnym odwzorowaniem oryginału.

2. Przedkładane przez kandydatów dokumenty stanowią materiał do oceny kwalifikacji kandydata - rozumianej zarówno jako dokument sporządzany na podstawie art. 57b-57h p.u.s.p., jak i materiał służący bezpośrednio ocenie kwalifikacji kandydata na stanowisko sędziowskie stosownie do art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o Krajowej Radzie Sądownictwa (Dz.U. z 2021 r. poz. 269).

3. Krajowa Rada Sądownictwa podkreśla, że art. 57a § 3 p.u.s.p. znajduje się w katalogu wymogów formalnych, określonych w art. 57ac § 1 p.u.s.p., do których uzupełnienia jest wzywany kandydat, przy czym z nieuzupełnieniem tego braku związane są konsekwencje wskazane w art. 57ac § 2 p.u.s.p. Z tego względu przedłożenie przez kandydata zanonimizowanych opinii prawnych mogłoby spotkać się z oceną tej czynności jako niezgodnej z wymogami art. 57a § 3 p.u.s.p. i w razie nieuzupełnienia tak rozumianego braku zgłoszenia skutkować mogłoby pozostawieniem zgłoszenia bez rozpatrzenia na podstawie art. 57ac § 2 p.u.s.p.

4, Poza opiniami prawnymi dołączanymi, zgodnie z ustawą, do karty zgłoszenia, rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 lipca 2019 r. w sprawie oceny kwalifikacji kandydata na wolne stanowisko sędziowskie (Dz.U. poz. 1367) w § 4 ust. 3 przewiduje możliwość załączenia tego rodzaju dokumentów na żądanie kandydata zgłoszone w uwagach do oceny, złożonych na podstawie art. 57ah § 4 lub na żądanie Krajowej Rady Sądownictwa, przy czym rozporządzenie zastrzega wprost, że materiały te mają być załączane po dokonaniu anonimizacji zawartych w nich danych osobowych. Poza tym zapisem wskazane rozporządzenie nie zawiera wytycznych co do przytaczania danych osobowych w ocenach kwalifikacji.

5. W praktyce wpływu dokumentacji do Biura Krajowej Rady Sądownictwa (przy pomocy którego Rada wykonuje swoje zadania) zachodzą przypadki załączania do kart zgłoszenia odpisów opinii prawnych i innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa w postaci niezanonimizowanej, zaś oceny kwalifikacyjne - dołączane do zgłoszeń kandydatów przez nich samych czy w postaci dokumentów tworzonych w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie w sprawie powołania do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim, o którym mowa w art. 57 § 2 p.u.s.p., przez wyznaczonego sędziego dokonującego oceny - sporadycznie zawierają dane umożliwiające identyfikację stron postępowania. Brak w tym względzie, jak wskazano wyżej, jednoznacznej normy prawnej bezpośrednio nakazującej albo uprawniającej do żądania anonimizacji tego rodzaju dokumentacji.

VII.520.8.2022