Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• W przypadku skargi kierowanej bezpośrednio do dyrektora jednostki penitencjarnej, osadzony powinien otrzymywać pisemne potwierdzenie jej odbioru
• Rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek pisze w tej sprawie do dyrektora generalnego Służby Więziennej gen. Jacka Kitlińskiego
• AKTUALIZACJA: Przepisy regulujące problematykę korespondencji urzędowej pozwalają na wydawanie osadzonym pisemnych potwierdzeń odbioru wyłącznie wysłanej korespondencji urzędowej - informuje Zastępca DGSW
• Przekazuje, że dyrektorzy jednostek podstawowych zostali zobligowani do stosowania procedury umieszczania na korespondencji kierowanej przez osadzonych bezpośrednio do dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego daty jej odbioru

Zmiany w art. 6 Kodeksu karnego wykonawczego wprowadzone nowelizacją z 5 sierpnia 2022 r. są powodem ponownego zwrócenia przez RPO uwagi SW na potwierdzanie odbioru korespondencji urzędowej kierowanej przez osadzonych do dyrektora jednostki penitencjarnej.

Po raz pierwszy problem przedstawiono DGSW w wystąpieniu z 27 października 2016 r. Ówczesny Rzecznik podniósł, że procedura kierowania skarg, próśb i wniosków bezpośrednio do dyrektora zakładu karnego/aresztu śledczego, z pominięciem operatora pocztowego, nie gwarantowała osadzonemu potwierdzenia tego faktu. Jako rozwiązanie zaproponowano wydawanie pisemnego potwierdzenia nadania korespondencji urzędowej, o którym mowa w art. 105 § 7 k.k.w. 

Przedstawiona wtedy koncepcja nie znalazła akceptacji DGSW. W odpowiedzi wskazano, że brzmienie przepisu pozwala na wydawanie osadzonym pisemnych potwierdzeń odbioru wyłącznie wysyłanej korespondencji urzędowej. W ocenie DGSW nie służyłoby to odbiurokratyzowaniu czynności w związku z ogromem spraw, które codziennie wpływają od osadzonych.

Rzecznik przyjął wówczas do wiadomości to stanowisko. Obecnie jednak, wobec wprowadzenia 17 września 2022 r. art. 6 § 4 k.k.w., rozwiązanie problemu stało się konieczne. Znowelizowany przepis uzależnia bowiem rozpoznanie skargi od zrealizowania tego uprawnienia w terminie 7 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się o zdarzeniu będącym podstawą skargi. Po upływie terminu skargę pozostawia się bez rozpoznania, chyba że niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od skazanego.  Nie wprowadzono zaś przepisu, który określałby procedurę pozwalającą osadzonemu na skuteczne, w przypadku wątpliwości SW, udowodnienie dochowania 7-dniowego terminu.

RPO zwracał na to uwagę w opinii do zmian w k.k.w., podnosząc, że osadzeni mogą napotykać trudności w udowodnieniu, iż termin został dotrzymany. Rodzi to z kolei zagrożenie dla realizacji prawa określonego w art. 102 pkt 10 k.k.w.

Jak należy sądzić, SW dostrzegła problem, wydając zalecenia dyrektora Biura Spraw Wewnętrznych CZSW ppłk. Mariusza Błędowskiego do dyrektorów okręgowych. Stanowią one, że funkcjonariusz przyjmujący korespondencję kierowaną do dyrektora zakładu karnego/aresztu śledczego ma obowiązek umieszczania na niej daty odbioru.

Z ustaleń pracowników BRPO podczas wizytacji jednostek penitencjarnych wynika jednak, że administracje więzienne nie opracowały wewnętrznej procedury niezwłocznego potwierdzania daty przyjęcia takiej skargi i nie realizowały zalecenia, o którym mowa. Dowodzi to potrzeby wprowadzenia innego rozwiązania, które będzie gwarantowało realizację prawa osadzonego do rozpoznania skargi prawidłowo złożonej, a jednocześnie nie obciąży dodatkowymi, nadmiernymi zadaniami funkcjonariuszy SW. 

RPO proponuje więc, by ponownie rozważyć wprowadzenie procedury na wzór  określony w art. 105 § 7 k.k.w. - czyli wydawanie osadzonym pisemnego potwierdzenia odbioru także w przypadku skargi kierowanej bezpośrednio do dyrektora jednostki.

Przedstawiciele Rzecznika, wizytując zakłady karne i areszty śledcze w 2022 r., zwrócili uwagę, że większość opiniowanych skarg kierowano do podmiotów zewnętrznych (np. sądów penitencjarnych czy dyrektorów okręgowych SW). Jedynie w nielicznych przypadkach adresatem  był kierownik jednostki. Można ocenić, że wydawanie potwierdzeń wzorowanych na procedurze art. 105 § 7 k.k.w. nie będzie obciążeniem  dla administracji więziennej.

Do BRPO wpływały - i wciąż wpływają - wnioski, w których osadzeni skarżą się, że przekazywane przełożonym pisma nie docierały do dyrektorów jednostek penitencjarnych. Obecnie, wobec rozszerzenia katalogu podstaw do pozostawienia bez rozpoznania skargi skazanego o przesłankę wskazaną w art. 6 § 4 k.k.w., ponowienie takiej skargi może okazać się bezprzedmiotowe. W związku z tym prawo osadzonego zostanie w sposób istotny ograniczone.

RPO prosi dyrektora SW o przeanalizowanie problematyki i rozważenie wydania aktu wewnętrznego regulującego sposób postępowania z korespondencją kierowaną przez osadzonych bezpośrednio do dyrektora jednostki zgodnie z procedurą wzorowaną na art. 105 § 7 k.k.w.

Odpowiedź Zastępcy Dyrektora Generalnego Służby Więziennej

W odpowiedzi zastępca Dyrektora Generalnego Służby Więziennej płk Krzysztof Stefański informuje, że problematyka dotycząca organizacji przyjmowania korespondencji urzędowej została uregulowana w art. 105§ 7 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2023 r. poz. 127), zwanej dalej „kkw", jak również rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2022 r. w sprawie regulaminu organizacyjno-porządkowego wykonywania kary pozbawienia wolności (Dz. U. z 2022 r. poz. 2847), w szczególności w § 16 ust. 3 i § 20 oraz rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2022 r. w sprawie regulaminu organizacyjno-porządkowego wykonywania tymczasowego aresztowania (Dz. U. z 2022 r. poz. 2848), w szczególności w § 13 ust. 3 i § 16.

Wzór druku „Potwierdzenie odbioru wysyłanej korespondencji urzędowej" został określony w zarządzeniu nr 98/2022 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 29 grudnia 2022 r. w sprawie wzoru potwierdzenia odbioru wysyłanej korespondencji urzędowej – powyższe stanowi wykonanie delegacji ustawowej, o której mowa w art. 105 § 8 kkw.

Jeżeli osoba pozbawiona wolności w zakładzie karnym lub areszcie śledczym wysyła korespondencję urzędową za pośrednictwem operatora pocztowego otrzymuje pisemne potwierdzenie odbioru tej korespondencji, zaś na kopercie umieszcza się odcisk stempla z nazwą jednostki penitencjarnej oraz odnotowuje się datę jej odbioru. Wskazane przesyłki listowe mogą zawierać korespondencję, z której treści wynika, że jest ona wnioskiem, skargą lub prośbą skierowaną do organów właściwych do ich rozpatrzenia. Osadzeni mogą również wysyłać przesyłki polecone, wówczas wraz z korespondencją przekazują wypełniony druk „Potwierdzenia nadania przesyłki poleconej", który po wysłaniu korespondencji wraca do nich.

W omawianym zakresie obowiązuje także instrukcja nr 1/2012 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 18 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu postępowania z korespondencją kierowaną przez osadzonych do Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu i innych organów międzynarodowej ochrony praw człowieka, zmieniona instrukcją nr 3/16 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 13 grudnia 2016 r., która stanowi, że pisemne potwierdzenie odbioru tej korespondencji wydaje się osobie pozbawionej wolności na zasadach określonych w przepisach wyżej wymienionych regulaminów organizacyjno-porządkowych.

Kwestię wnoszenia wniosków, skarg i próśb osadzonych, jak również ich ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 września 2022 r. w sprawie sposobów załatwiania wniosków, skarg i próśb osób osadzonych w zakładach karnych i aresztach śledczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1960).

W związku z nowelizacją art. 6 kkw Służba Więzienna podjęła działania mające na celu rozwiązanie kwestii związanej z określeniem daty złożenia przez osadzonych korespondencji adresowanej do dyrektora jednostki penitencjarnej co znalazło odzwierciedlenie w piśmie Dyrektora Biura Spraw Wewnętrznych o sygn. BSW.054.60.2022.AW z dnia 15 września 2022 r. W treści rzeczonego pisma przekazano dyrektorom okręgowym Służby Więziennej stosowne rekomendacje dotyczące m.in. umieszczania na korespondencji kierowanej przez osadzonych bezpośrednio do dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego daty jej odbioru.

W tym miejscu wskazuje, iż przepisy regulujące problematykę korespondencji urzędowej pozwalają na wydawanie osadzonym pisemnych potwierdzeń odbioru wyłącznie wysłanej korespondencji urzędowej. Natomiast postulowane przez Rzecznika rozwiązanie z pewnością generowałoby dodatkowe obowiązki dla administracji penitencjarnej i stałoby w wyraźniej opozycji do ratio legis ostatniej szerokiej nowelizacji prawa karnego wykonawczego, jaką był zamiar maksymalnego odbiurokratyzowania funkcjonowania zakładów karnych i aresztów śledczych, przy zagwarantowaniu poszanowania praw osób pozbawionych wolności.

Dlatego zauważa, że w ocenie Służby Więziennej rozwiązanie w postaci umieszczania na korespondencji kierowanej przez osadzonych bezpośrednio do dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego daty jej odbioru przez personel jednostki penitencjarnej jest wystarczające.

Niemniej jednak w związku ze zgłoszonymi uwagami w omawianym zakresie, dyrektorzy jednostek podstawowych zostali zobligowani do stosowania procedury umieszczania na korespondencji kierowanej przez osadzonych bezpośrednio do dyrektora zakładu karnego lub aresztu śledczego daty jej odbioru.

IX.517.1950.2022