Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• W okresie zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii z powodu COVID-19 oraz w rok od ich odwołania zasadą jest  komunikacja elektroniczna sądu z pełnomocnikiem za pośrednictwem portalu informacyjnego
• Zasadnicze wątpliwości RPO budzi sposób wprowadzenia tych zmian, niejasność, nieprecyzyjność oraz zakres
• Zasadne wydaje się np. rozważenie wprowadzenia dobrowolności korzystania przez pełnomocników z portalu informacyjnego jako systemu doręczeń
• Ponadto nie sposób zakładać, że system informatyczny będzie działał bezbłędnie

Rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek przedstawia uwagi w tej sprawie ministrowi sprawiedliwości Zbigniewowi Ziobrze. Widzi bowiem konieczność bezzwłocznego podjęcia prac legislacyjnych nad uzupełnieniem i doprecyzowaniem nowych przepisów.

W pismach  do RPO, jak i w przestrzeni publicznej, wskazuje się na wątpliwości dotyczące art. 15 zzs9 ustawy „kowidowej” z 2 marca 2020 r., który wszedł w życie  3 lipca 2021 r.

Zgodnie z nim w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania, w pierwszym piśmie procesowym adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną RP podaje się adres poczty elektronicznej i numer telefonu przeznaczone do kontaktu z sądem. Niewykonanie tego obowiązku stanowi brak formalny pisma.

Sąd doręcza pisma sądowe poprzez umieszczenie ich  w systemie teleinformatycznym (portal informacyjny). Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu. W przypadku niezapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu. Przewodniczący zarządza odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma.

W ocenie RPO regulacja ta wpisuje się w niewątpliwie konieczny i oczekiwany proces elektronizacji postępowania cywilnego, który przeprowadzany stopniowo, napotykał dotychczas problemy związane przede wszystkim z zapewnieniem technicznych i organizacyjnych możliwości stworzenia i działania sądowego systemu teleinformatycznego.

O ile zatem regulacja ma na celu usprawnienie postępowania cywilnego w zakresie doręczeń, w szczególnie trudnym czasie epidemii, to sposób wprowadzenia zmian, niejasność i nieprecyzyjność unormowania, jego zakresu, a w konsekwencji skutki, jakie wywołuje, nie tylko dla pracy sądów oraz pełnomocników, lecz przede wszystkich dla stron postępowania, budzi zasadnicze wątpliwości RPO.

Według orzecznictwa TK prawidłowość doręczenia pisma jest podstawową gwarancją prawidłowości samego postępowania przed sądem i instrumentem ochrony praw procesowych jego uczestników. Prawodawca ma zatem obowiązek ukształtowania procedury zawiadamiania – również, co należy podkreślić, od strony technicznej – w sposób, który ograniczy ryzyko naruszenia prawa strony do sądu.

W tym przypadku  realizacja tego obowiązku budzi zastrzeżenia.

Art., 15zzs9 jest regulacją epizodyczną i nie stanowi unormowania spójnego z obowiązującymi w zakresie doręczeń drogą elektroniczną pism sądowych regulacjami Kodeksu postępowania cywilnego oraz oczekującą na wejście w życie ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Zasadnicze wątpliwości dotyczą jednak przede wszystkim niejasności i fragmentaryczności tej regulacji. Wywołują one zarówno problemy w praktyce działania pełnomocników zawodowych, jak i rozbieżności w działaniach sądów – co nie pozostaje bez wpływu na realizację konstytucyjnego prawa do sądu.

Nowa regulacja zasadniczo zmienia funkcję portalu informacyjnego. Dotychczas miał na celu przede wszystkim zapewnienie możliwości dostępu do spraw rozpoznawanych przez sąd, w szczególności do informacji o stanie sprawy, o czynnościach i dokumentów sądu. Posługiwanie się portalem nie wywoływało skutków procesowych w postępowaniu.

Teraz zaś portal zyskał funkcję systemu do doręczeń pism sądowych dla zawodowych pełnomocników. Doręczenia tą drogą stają się podstawowym sposobem doręczeń pism, wywołując skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego, właściwe dla doręczenia pisma sądowego. Nowe zasady stosuje się również do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem ich wejścia w życie.

Podstawowe wątpliwości budzi fakt, że wprowadzając jako zasadę doręczenie drogą komunikacji elektronicznej i za pośrednictwem portalu informacyjnego, ustawodawca pominął, że przepisy nie zobowiązują adwokatów, czy radców prawnych do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Nie wprowadzają także obowiązku rejestracji i posiadania aktywnego konta na portalu informacyjnym.

Powstaje zatem wątpliwość, czy wobec niewprowadzenia obowiązku posiadania przez pełnomocnika zawodowego konta na portalu informacyjnym, obowiązek doręczeń za pośrednictwem portalu odnosi się wyłącznie do pełnomocników, którzy takie konto mają i uzyskali dostęp do sprawy, czy też realizowany jest bezwzględnie, o ile nie zachodzą przesłanki, o których mowa w ust. 5 art. 15zzs9 ustawy o zwalczaniu COVID-19.

Wydaje się więc zasadne rozważenie wprowadzenia dobrowolności korzystania przez pełnomocników z portalu informacyjnego jako systemu doręczeń.

Niejasne ponadto pozostaje, jakie pisma sądowe mogą być doręczane za pośrednictwem portalu informacyjnego. Zasadniczą kwestią pozostaje to, czy tą drogą mogą być doręczane także orzeczenia.

Istnieje bowiem rozbieżność w tej ocenie. Między okręgami sądowymi dochodzi do istotnych różnic w zakresie tego, czy umieszczenie w portalu orzeczenia będzie skutkowało jego doręczeniem. Efektem  jest niepewność pełnomocników co do skutków procesowych, w szczególności co do ewentualnego początku biegu terminu do wniesienia środka zaskarżenia, a w konsekwencji naruszenie bezpieczeństwa prawnego.

Artykuł 15zzs9 nie reguluje kwestii ewentualnych reklamacji, jakie pełnomocnik mógłby złożyć, gdy np. z przyczyn technicznych nie leżących po jego stronie utraciłby dostęp do sprawy bądź też na skutek błędu systemu informatycznego nie miałby możliwości zapoznania się z treścią pism sądowych. Procedura taka jest natomiast uregulowana w przypadku doręczeń tradycyjnych, drogą pocztową.

Nie sposób zakładać, że system informatyczny będzie działał bezbłędnie; przeciwnie, pełnomocnicy wskazują tu na pojawiające się w praktyce problemy techniczne. Przykładowo, w praktyce wystąpiła już sytuacja, gdy z powodu błędu systemowego niemożliwe było odczytanie pisma, mimo że pierwsza próba odczytania uznawana była za jego doręczenie.

Rzecznik podziela także wyrażane przez środowiska profesjonalnych pełnomocników przekonanie o niedostatecznym przygotowaniu funkcjonalności portali informacyjnych. Zastrzeżenia budzi przede wszystkim brak generowania elektronicznego poświadczenia odebrania korespondencji w sytuacji odczytania pisma.

Wątpliwości te nie wyczerpują katalogu problemów. Potwierdzają natomiast konieczność podjęcia – i to bezzwłocznie - prac legislacyjnych nad uzupełnieniem i doprecyzowaniem tej regulacji.

Obecne brzmienie art. 15zzs9 ustawy o zwalczaniu COVID-19 stanowi bowiem unormowanie niejasne i niepełne, skutkując rozbieżnościami w praktyce działania sądów i niepewnością zawodowych pełnomocników co do skutków procesowych doręczeń realizowanych za pośrednictwem portalu informacyjnego. Wpływa to zaś bezpośrednio na realizację praw stron postępowania.

A nakaz stanowienia i stosowania prawa, w taki sposób, aby obywatel mógł układać swoje sprawy w zaufaniu, że nie naraża się na skutki prawne, których nie mógł przewidzieć w momencie podejmowania decyzji stanowi element wynikającej z art. 2 Konstytucji zasady zaufania do państwa i stanowionego przez nie prawa.

RPO Marcin Wiącek prosi Zbigniewa Ziobrę o odniesienie się do swych uwag oraz o informację o podejmowanych i planowanych działaniach legislacyjnych ws. doręczeń za pośrednictwem portalu informacyjnego.

IV.510.47.2021