Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Do RPO wciąż wpływają skargi obywateli na awizowanie przez listonoszy przesyłek sądowych, mimo otrzymywania informacji o niezamieszkiwaniu adresata pod danym adresem
• Praktyka ta jest trudna do zaakceptowania z punktu widzenia prawa do sądu
• Listonosze w takiej sytuacji powinni zwracać przesyłkę z wyraźną adnotacją, że adresat nie mieszka pod tym adresem
• Marcin Wiącek ponownie pisze do Prezesa Poczty Polskiej
• AKTUALIZACJA 27.06.2024: Kodeksy postępowania cywilnego i karnego stanowią, że to strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie adresu swego zamieszkania - odpowiada Poczta Polska S.A., podtrzymując swe  stanowisko. PP nie prowadzi rejestru mieszkańców, tym bardziej rolą operatora pocztowego nie jest ustalanie faktu o zamieszkaniu adresata pod wskazanym adresem, tylko doręczanie korespondencji pod dany adres

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wciąż wpływają skargi obywateli na praktykę awizowania przesyłek przez listonoszy, mimo otrzymywania informacji o niezamieszkiwaniu adresata pod danym adresem. 

Takie postępowanie rodzi problemy nie tylko dla sądów oraz osób, którym przesyłka sądowa ma zostać doręczona. Powoduje także dyskomfort osób zamieszkujących pod adresem, pod który następuje próba doręczenia przesyłki sądowej. Nie chodzi tylko o przypadki wyprowadzenia się adresata, ale również o przypadki, w których adresat nigdy nie mieszkał pod danym adresem. 

Ponad 2 lata temu RPO wystąpił do Poczty Polskiej S.A. w tej sprawie, ale nadal brakuje systemowego rozwiązania tego problemu. 

Aktualna praktyka awizowania przesyłek jest trudna do zaakceptowania z punktu widzenia prawa do sądu (art. 45 Konstytucji), którego podstawowym elementem jest prawo do otrzymywania informacji na temat przebiegu postępowania. Doręczanie przesyłek pod nieaktualny lub błędny adres, ich awizowanie i zwracanie do sądu ze skutkiem doręczenia, całkowicie pozbawia jednostkę tego prawa.

Listonosze w takiej sytuacji powinni zwracać przesyłkę z wyraźną adnotacją, że adresat nie mieszka pod podanym adresem. Byłoby to dla sądu jednoznacznym sygnałem, że niedopuszczalne jest przyjęcie w danym przypadku fikcji doręczenia. 

3 lipca 2023 r. ówczesny Wiceprezes Poczty Polskiej informował, że „prowadzona jest nadal komunikacja z Centrum Zakupów dla Sądownictwa – Instytucja Gospodarki Budżetowej mająca na celu wypracowanie systemowych zasad postępowania”. Od tego czasu BRPO nie otrzymało żadnych nowych informacji z Poczty Polskiej.  

Rzecznik prosi więc prezesa Poczty Polskiej S.A Sebastiana Mikosza o:

• ustosunkowanie się do postulatu zobowiązania listonoszy do zaprzestania zwracania przesyłek do sądu ze skutkiem doręczenia w przypadku, gdy adres okazuje się nieaktualny (adresat już tam nie mieszka) albo błędny (adresat nigdy tam nie mieszkał); 
• przedstawienie informacji na temat systemowych zasad postępowania, jakie Poczta Polska S.A. miała wypracować we współpracy z Centrum Zakupów dla Sądownictwa - Instytucja Gospodarki Budżetowej, co zapowiadał wiceprezes zarządu w pismach z 12 września 2022 r. oraz z 3 lipca 2023 r.; 
• wyjaśnienie, w jaki sposób Poczta Polska S.A. wypełnia obowiązki wynikające z §11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnymoraz z §9 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym, a także z pkt 4 lit. b formularza w załącznikach nr 1 do obu tych rozporządzeń; 
• wyjaśnienie, w jakich przypadkach listonosze podają w formularzach pokwitowania odbioru informację o przyczynach niemożności doręczenia.

Odpowiedź Jana Guzika, zastępcy dyrektora Biura sieci i logistyki ds. sieci placówek i operacji nadawczo-odbiorczej PP

W odpowiedzi na ponowną korespondencję w sprawie skargi obywateli na praktykę awizowania przesyłek przez pracowników Poczty Polskiej S.A, mimo informacji o niezamieszkaniu adresata pod wskazanym adresem pragniemy wyjaśnić, że w przedmiotowej sprawie Poczta Polska S.A. podtrzymuje stanowisko przedstawione w korespondencji kierowanej do Pana Rzecznika w piśmie z dnia 12 września 2022 roku, znak: WZP.92.BSL.DOS.0501.8.2022 oraz w piśmie z dnia 03.07.2023 roku, znak: WZP.20.BSL.DOS.0501.2023.

W odpowiedzi na przedstawione postulaty wskazujemy ponownie, że zapisy kodeksu postępowania cywilnego (art. 136 Dz. U. 2023, Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r.) jak i karnego (art. 139 Dz. U. 2024, Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r.) stanowią, że to strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie adresu swego zamieszkania. Dotyczy to każdej strony, która zgłosiła wniosek o dokonywanie doręczeń na adres oznaczonej skrytki pocztowej i nie zawiadomiła organu o zmianie tego adresu lub zaprzestaniu korzystania z niego. Litera prawa stanowi, że jeżeli strona, nie podając nowego adresu, zmienia miejsce zamieszkania lub nie przebywa pod wskazanym przez siebie adresem, pismo wysłane pod tym adresem uważa się za doręczone.

Dotyczy to także strony, która zgłosiła wniosek o dokonywanie doręczeń na adres oznaczonej skrytki pocztowej i nie zawiadomiła organu o zmianie tego adresu lub zaprzestaniu korzystania z niego. Wobec powyższego Poczta Polska S.A. podtrzymuje przekazane uprzednio stanowisko o braku podstaw prawnych do dokonywania każdorazowo zwrotów przesyłek po otrzymaniu pod adresem doręczenia informacji „adresat już tam nie mieszka” bądź „adresat nigdy tam nie mieszkał”. Zachodzi bowiem wątpliwość, że otrzymana pod adresem informacja może być niezgodna z prawdą a dokonanie zwrotu przesyłki wyłącznie na jej podstawie, może być sprzeczne z wolą adresata.

Jednocześnie wskazujemy, że Poczta Polska S.A. nie prowadzi rejestru mieszkańców tym bardziej rolą operatora pocztowego nie jest ustalanie faktu o zamieszkaniu adresata pod wskazanym adresem, tylko doręczanie korespondencji pod wskazany przez nadawcę adres - zgodnie z art. 37. 1. Dz. U. 2023.0.1640. Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe „ przesyłkę pocztową lub kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym doręcza się adresatowi pod adresem wskazanym na przesyłce". Nadmieniamy jednocześnie, że zachodzą okoliczności dające podstawę do dokonania zwrotu przesyłek bez zachowania terminu awizacji, ze wskazaniem przyczyny niedoręczenia w sytuacji kiedy: „adres nie istnieje”, adres jest niepełny”, adres jest błędny”, „adresat zmarł”. Zapewniamy, że zgodnie ze stwierdzonym przez doręczyciela stanem faktycznym, dokonywany jest niezwłocznie zwrot przesyłek do nadawcy, po uprzednim wypełnieniu przez doręczającego formularzy zwrotnego pokwitowania odbioru (druku PO) zarówno dla korespondencji nadanej w trybie k.p.c. jak i k.p.k., polegającym na oznaczeniu w pkt. 4 pokwitowania odbioru, pola „z innych przyczyn” z jednoczesnym wskazaniem właściwej przyczyny niedoręczenia przesyłki.    

Jednocześnie wyjaśniamy, że w procesie obsługi korespondencji po stronie Poczty Polskiej:S.A. stosowane są praktyki zgodne z zapisami wynikającymi z § 11 ust. 1 Rozporządzenia Ministra.Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu .cywilnym. Mianowicie w przypadku odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata, doręczyciel dokonuje umieszczenia adnotacji o przyczynie niedoręczenia przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru wypełniając pkt. 4 na druku PO, oznaczając pole „adresat odmówił przyjęcia”, oraz umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis. W przypadku, gdy adresat wyprowadził się spod adresu wskazanego na przesyłce i placówka pocztowa doręczająca przesyłkę jest w posiadaniu informacji o aktualnym adresie doręczenia (np. na podstawie złożonego przez adresata w placówce pocztowej żądania dosyłania korespondencji pod inny adres) doręczający umieszcza informację o nowym adresie adresata oraz dokonuje umieszczenia adnotacji o przyczynie niedoręczenia przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru wypełniając pkt. 4 druku PO oznaczając pole „z innych przyczyn”. Ponadto doręczający umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis. Po umieszczeniu przez placówkę pocztową odcisku datownika, przesyłki niezwłocznie odsyłane są wraz z formularzem potwierdzenia odbioru nadawcy - sądowi wysyłającemu.

W przypadku przesyłek nadanych w trybie postępowania karnego, zgodnie z § 9 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym, w razie odmowy przyjęcia pisma doręczający sporządza na zwrotnym pokwitowaniu odbioru adnotację o przyczynie niedoręczenia przesyłki oznaczając pole w pkt 4.a. na druku PO, oraz umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis. Przesyłki takie po umieszczeniu przez placówkę pocztową odcisku datownika, niezwłocznie odsyłane są wraz z formularzem pokwitowania odbioru nadawcy - sądowi wysyłającemu. W przypadku odmowy albo niemożności pokwitowania odbioru przez adresata, doręczający sporządza na zwrotnym pokwitowaniu odbioru (druku PO) odpowiednią wzmiankę, oznaczając jednocześnie w zależności od okoliczności pkt 1. b bądź 2. b. na druku PO, potwierdzając tym samym dokonanie doręczenia przesyłki. Jednocześnie wskazujemy, że zapisy przytoczonych aktów prawnych nie odnoszą się do wskazanej w piśmie sytuacji „przyczyna niemożności doręczenia”, wobec powyższego nie zachodzi okoliczność wskazywania na formularzu PO niniejszego oznaczenia.

W ocenie Poczty Polskiej S.A. odmienne postępowanie od wyżej wskazanego naruszać będzie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, co mogłoby w konsekwencji rodzić skutki finansowe wynikające z naruszeń obowiązujących przepisów oraz zapisów umów z klientami.

Przedstawiając powyższe stanowisko, wyrażamy przekonanie, że przekazane obecnie informacje w pełni wyjaśnią przedmiotową kwestię. Jednocześnie przepraszamy, iż ze względu na konieczność szczegółowego przeanalizowania zgłaszanego problemu i przygotowanie wyczerpujących wyjaśnień, przekroczyliśmy obowiązujący termin udzielenia odpowiedzi.

VII.501.36.2022