Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Obywatele skarżą się, że opłaty za usługi związane z kopiowaniem materiałów archiwalnych są zbyt wysokie
• Dokuczliwa jest w szczególności opłata za skanowanie dokumentów, która jest wyższa od ceny wydruku czy kopiowania dokumentów mimo, iż  wymaga mniejszych nakładów
• Dostęp do informacji publicznej to konstytucyjne prawo obywatela, rozwinięte przez ustawową zasadę bezpłatności tego dostępu. Opłaty z nim związane powinny zatem ograniczać się do kosztów wykonania kopii dokumentu
• Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwrócił się w tej sprawie do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych Pawła Pietrzyka prosząc o wskazanie zasad i kryteriów decydujących o wysokości naliczanych opłat
• AKTUALIZACJA: W odpowiedzi na pismo RPO naczelny dyrektor Archiwów Państwowych Paweł Pietrzyk informuje, że nie jest upoważniony do sprawowania szczegółowego nadzoru nad świadczeniem usług archiwalnych w sieci archiwalnej

Na nadmierność opłat pobieranych przez instytucje wskazuje według obywateli ich porównanie z cennikami prywatnych firm poligraficznych, które oferują znacznie niższe ceny. 

Skarżący nie rozumieją ponadto, dlaczego wykonanie skanu dokumentu jest droższe, niż jego wydruk lub kopiowanie. Jak wskazują w skargach przesyłanych do RPO: „w przypadku ksero, na poczet kosztów należy zaliczyć energię elektryczną oraz koszt papieru i tuszu. W przypadku skanów, nie występuje w ogóle koszt papieru i tuszu; tu wchodzi w grę tylko koszt energii elektrycznej”.

Obywatele zwracają również uwagę na niejednolitość opłat stosowanych przez archiwa państwowe.

Zbyt wysokie opłaty za kopiowanie dokumentów archiwalnych mogą prowadzić do ograniczenia konstytucyjnego prawa do dostępu do informacji publicznej. Zastępca RPO wskazuje, że wobec gwarantowanych ustawowo zasad bezpłatnego dostępu do informacji publicznej i materiałów archiwalnych, podmioty zobowiązane do udostępniania takich dokumentów zasadniczo nie mogą za to pobierać opłat.

Nie oznacza to, że opłaty są wykluczone. Powinny one jednak służyć jedynie pokryciu kosztów środków zużytych w związku z udostępnianiem dokumentów przez instytucje.

Jak wynika z art. 18 Ustawy o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, implementującej unijną dyrektywę w sprawie otwartych danych i ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego, wysokość opłaty nie może przekroczyć sumy kosztów poniesionych bezpośrednio w celu przygotowania lub przekazania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania w określony sposób lub w określonej formie.

Rzecznik zwraca również uwagę na potrzebę rozróżnienia cyfrowego i analogowego kopiowania dokumentów przy ustalaniu cennika usług. Wytyczne Komisji Europejskiej w tej sprawie wskazują, że w związku z niskimi kosztami utrzymywania internetowych baz danych jednostkowy koszt wykonania cyfrowej kopii udostępnionego dokumentu jest bliski zeru, w związku z czym obciążanie nim użytkowników może być pozbawione podstaw ekonomicznych.

Brak jakichkolwiek kryteriów wyznaczenia cen za usługi reprograficzne, w ocenie Rzecznika, prowadzi do uzasadnionych roszczeń o obniżenie opłat czy ich nienaliczanie lub też skarg na niewłaściwe i niezasadne ich naliczenie. Polityka otwartych danych propaguje bowiem szeroką dostępność i ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego do celów prywatnych lub komercyjnych, przy minimalnych ograniczeniach prawnych, technicznych lub finansowych bądź bez takich ograniczeń, i wspiera obieg informacji przeznaczonych nie tylko dla podmiotów gospodarczych, lecz przede wszystkim dla opinii publicznej.

Odpowiedź Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

Dyrektor naczelny Archiwów Państwowych zaznacza, że przepisy kompetencyjne zawarte w stawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach pomijają działalność usługodawczą archiwów państwowych. Świadczenie usług przez archiwa państwowe podlega unormowaniom prawa cywilnego. Z tego powodu dyrektor przekierowuje osoby skarżące się na cenniki prezentowane przez archiwa do właściwych miejscowo rzeczników praw konsumenta.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest jedynie do monitorowania świadczenia usług w zakresie udostępniania zasobów AP, podejmuje konsultacje z dyrektorami archiwów oraz formułuje stosowne rekomendacje.

Dyrektor wskazuje, że jego rekomendacje uwzględniają standard kształtowania cen na poziomie faktycznie poniesionych kosztów jednostkowych, a także naliczanie zerowych należności za wtórne cyfrowe kopie.

Jednocześnie zdaniem dyrektora nieuzasadnione jest porównywanie usług świadczonych przez prywatne firmy reprograficzne z usługami archiwów państwowych. Wiąże się to między innymi z faktem, że proces kopiowania dokumentów przez archiwa jest znacznie bardziej skomplikowany, co wynika z potrzeby ochrony przechowywanych przez nie dokumentów przed zużyciem i zniszczeniem. Ze względu na podwyższone standardy, archiwa państwowe korzystają ze specjalistycznych, drogich urządzeń.

Dyrektor nie podziela również poglądu, jakoby usługi archiwalne wynikające z art. 16 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach miały co do zasady związek z prawem do dostępu do informacji publicznej. W jego ocenie zdecydowana większość zasobów archiwalnych w rękach AP nie służy dostępowi do takiej informacji, ponieważ zawiera dane wyłącznie historyczne, niezwiązane z zapewnieniem przejrzystości działania władz publicznych oraz społecznej kontroli nad sprawowaniem rządów, co, jak wskazuje dyrektor, stanowi istotę tego prawa.

Paweł Pietrzyk zaznacza, że Archiwa Państwowe zapewniają nieodpłatny dostęp, włącznie z możliwością pobrania, ok. 65 milionów cyfrowych odwzorowań materiałów znajdujących się w zasobach AP, a programy digitalizacji zasobów objęły te typy dokumentów, które cieszą się największym zainteresowaniem badaczy lub są historycznie najcenniejsze. Wtórne odwzorowania posiadanych przez archiwa kopii cyfrowych są co więcej z zasady sporządzane nieodpłatnie, jako że kwoty ewentualnych należności byłyby znacznie niższe, niż koszty obsługi transakcji finansowej.  

VII.6060.12.2022