Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Dostępność usług paszportowych dla obywateli polskich w Wlk. Brytanii powinna się poprawić
• Tak MSZ odpowiada RPO, zaniepokojonemu trudnościami ze złożeniem wniosku paszportowego w wydziałach konsularnych RP  

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi polskich obywateli, którzy napotykają istotne problemy dotyczące możliwości złożenia wniosku paszportowego w wydziałach konsularnych w Wielkiej Brytanii. Wnioskodawcy wskazują, że od kilku miesięcy starają się umówić na wizytę w celu złożenia wniosku o wydanie paszportu, jednak system uwalniania miejsc wolnych jest niewystarczający. Podnoszą również  utrudniony jest kontakt telefoniczny i mailowy z placówką konsularną.

Rzecznik rozumie szczególną sytuację, w jakiej znalazła się w ostatnich miesiącach Ambasada RP w Londynie w związku z epidemią COVID-19. Oczywiste jest, że duże obciążenie placówki dyplomatycznej w ostatnim okresie miało wpływ na czas oczekiwania na wizytę i możliwość złożenia wniosku paszportowego. Niemniej za konieczne należy uznać zapewnienie polskim obywatelom realizacji prawa do otrzymania paszportu zgodnie z art. 3 ustawy z 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych.

Odpowiedź dyrektora departamentu konsularnego MSZ Łukasza Lutostańskiego

Pragnę na wstępie podkreślić, że obciążenie urzędów konsularnych w ostatnim czasie ma charakter bezprecedensowy. Przede wszystkim z powodu ograniczeń epidemicznych wprowadzanych przez władze miejscowe, które w drugim kwartale 2020 roku  spowodowały również konieczność dostosowania się urzędów do reżimu sanitarnego, co spowodowało konieczność ograniczenia liczby przyjmowanych interesantów, a to z kolei przełożyło się na skumulowanie liczby osób oczekujących na wizytę.

Dodatkowo, na organizację pracy urzędów konsularnych negatywny wpływ miały przypadki zachorowań wśród personelu placówek oraz związana z tym konieczność kierowania pracowników na kwarantannę.

Zmienna sytuacja związana z zagrożeniem epidemiologicznym sprawiła, iż urzędy konsularne w Wielkiej Brytanii, w związku z wprowadzanymi przez władze miejscowe regulacjami, stanęły przed koniecznością zmiany organizacji pracy, w celu umożliwienia obsługi jak największej liczby interesantów paszportowych przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa wszystkim osobom przebywającym na terenie placówki.

W ramach podjętych działań interwencyjnych placówki konsularne wdrożyły ekstraordynaryjny zestaw działań, takich jak wydłużenie godzin przyjęć interesantów w sprawach paszportowych z zachowaniem ograniczeń i regulacji miejscowych dot. polityki bezpieczeństwa oraz dystansowania społecznego, organizowanie specjalnych spotkań paszportowych dla rodzin w Polskim Ośrodku Społeczno - Kulturalnym w Londynie, a także weekendowych konsularnych dyżurów wyjazdowych. Konsulat Generalny RP w Manchesterze zwiększył liczbę przyjmowanych wniosków poprzez dodatkowe czasowe wykorzystanie okienka do obsługi w sprawach prawnych, a także organizację dyżurów sobotnich w siedzibie konsulatu.

Ponadto w październiku uruchomiony został dodatkowy stały dyżur paszportowy w Birmingham, gdzie 5 oddelegowanych konsulów z innych krajów, przyjmuje wnioski codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku. Terminy na wizyty w sprawach paszportowych zwalniane są dwa razy dziennie o stałych porach, tak aby umożliwić umówienie wizyty jak największej liczbie zainteresowanych.

Na powyższą sytuację nałożyły się ograniczenia prawne związane z wdrażaniem regulacji brexitowych, zgodnie z którymi przekraczanie granicy z WB na podstawie dowodu osobistego miało być możliwe jedynie do końca 2020 r. Należy zaznaczyć, że w obu powyższych obszarach służba konsularna podjęła działania zaradcze, zmierzające do zlikwidowania lub ograniczenia negatywnego efektu wspomnianych czynników. Po zniesieniu lockdownu zwiększono liczbę przyjęć interesantów, przeniesiono urzędników konsularnych z innych krajów oraz czasowo mniej obciążonych okręgów konsularnych i utworzono stały dyżur konsularny w Birmingham, który będzie przyjmował wnioski paszportowe do końca września 2021 r.

Warto zauważyć, że Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej to kraj w ogromnym stopniu dotknięty skutkami epidemii, gdzie pracownicy urzędów konsularnych w dużym zakresie są narażeni na ryzyka epidemiczne. Nawet pomimo tego zagrożenia konsulowie z wyjątkowym poświęceniem wykonują swoje obowiązki, co niestety niejednokrotnie prowadzi do zachorowań wśród personelu placówek, co dodatkowo destabilizuje pracę urzędów.

Należy w tym miejscu zwrócić również uwagę na skuteczne działania dyplomatyczne podjęte przez służbę konsularną związane z wydłużeniem przez Brytyjczyków terminu w którym będzie można wjechać do tego kraju za okazaniem dowodu osobistego. Ostatecznie obywatele polscy będą mogli podróżować na dowodzie osobistym do 1 października 2021 r.

Odnosząc się do wspomnianego braku możliwości nawiązania kontaktu, w tym telefonicznego z placówkami w Wielkiej Brytanii, uprzejmie informuję, ze w Ministerstwie Spraw Zagranicznych działa Centrum Informacji Konsularnej, które w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 9:00 do 17:00 czasu warszawskiego zapewnia obsługę telefoniczną Polaków mieszkających m. in. w Wielkiej Brytanii ale także w Irlandii, Niderlandach, Niemczech oraz Francji. Interesanci dzwonią na numer lokalny, który nie generuje dodatkowych kosztów po stronie osoby dzwoniącej.

Zadaniem Centrum jest udzielanie odpowiedzi na ogólne pytania z zakresu spraw konsularnych (przede wszystkim paszportowych i prawnych, w tym z zakresu stanu cywilnego). W przypadkach wymagających bezpośredniego kontaktu z urzędem konsularnym, konsultanci Centrum starają się doradzać jak postępować w danej sprawie.

Wzmocniono również wsparcie Centrum Informacji Konsularnej dla urzędu konsularnego w Londynie – obecnie pracownicy CIK mogą bezpośrednio i szybko zapisać na pilną wizytę osoby znajdujące się w sytuacji wymagającej natychmiastowego udzielenia wsparcia. Ewentualne problemy związane z obsługą zarówno linii telefonicznych jak i skrzynek mailowych, wynikały i były głównie podyktowane panującą na wyspach sytuacją epidemiologiczną (także w tym obszarze rok 2020 jest wyjątkowy). Ponadto lockdowny w poszczególnych krajach oraz związane z tym utrudnienia w podróżowaniu spowodowały pojawienie się tysięcy ponadstandardowych zapytań dotyczących np. warunków przekraczania granic czy obowiązku odbycia kwarantanny.

W MSZ w dniu 14 marca br., obok działającego CIK, została uruchomiona Infolinia dla przebywających czasowo za granicą obywateli RP, którzy ze względu na rozwój sytuacji epidemicznej, mieli trudności z powrotem do kraju. Linia, która działała nieprzerwanie do 10 czerwca br. odnotowała w tym okresie łącznie ok 1 mln prób połączeń. Dodatkowym obciążeniem dla służby konsularnej była organizacja i przeprowadzenie wyborów Prezydenta RP w dniu 28 czerwca i 12 lipca br. Należy podkreślić że z uwagi na wskazane wyżej okoliczności liczba połączeń kierowanych do infolinii CIK oraz infolinii kryzysowej miała charakter absolutnie nieporównywalny z jakimkolwiek okresem w ostatnich latach.

Pomimo dużego wysiłku włożonego przez służbę konsularną na rzecz zwiększenia produktywności w obszarze wydawania paszportów, grupa obywateli polskich zainteresowanych uzyskaniem polskiego paszportu jest nadal ogromna, m.in. ze względu na konieczność uzyskania dokumentów niezbędnych do uregulowania kwestii imigracyjnych związanych z brexitem oraz chęć wzmocnienia swojego poczucia bezpieczeństwa w związku z pandemią COVID-19.

Ponadto, sama liczebność Polonii w Wielkiej Brytanii od wielu lat regularnie generuje znaczną ilość czynności, które muszą wykonać konsulowie. Należy również wziąć pod uwagę, iż dynamicznie zmieniająca się sytuacja związana z pandemią COVID-19 i wynikające z niej działania podejmowane przez rząd brytyjski (np. ewentualne dodatkowe ograniczenia w przemieszczaniu się) stanowią czynnik ryzyka w planowaniu działań służby konsularnej w tym kraju.

Obecnie, w związku ze stopniowym znoszeniem restrykcji ramach obowiązującego lockdownu w Wielkiej Brytanii, w tym powrotem uczniów do szkół od 8 marca br., zmianie uległa również organizacja pracy polskich urzędów konsularnych. Powróciły one do standardowych godzin pracy, co powinno w znacznym poprawić dostępność usług paszportowych dla naszych obywateli.

VII.534.11.2021